يشترط في الكتاب المرشح أن يكون منشوراً، ولم يمضِ على نشره أكثر من سنتين.

تم الإعلان عن فتح باب الترشيح لجائزة الشيخ زايد للكتاب في دورتها الرابعة للعام 2009/2010 والذي سيمتد حتى منتصف سبتمبر/أيلول 2009.
وبهذا يبدأ مكتب الجائزة باستقبال الأعمال المرشحة في 9 فروع، هي: التنمية وبناء الدولة، أدب الطفل، المؤلف الشاب، الترجمة، الآداب، الفنون، أفضل تقنية في المجال الثقافي، النشر والتوزيع، وشخصية العام الثقافية، حيث يتم التقدم للفروع الثمانية الأولى من قبل الكاتب أو المؤلف أو المترجم شخصياً، أما جائزة شخصية العام الثقافية فيتم ترشيحها من خلال المؤسسات الأكاديمية والبحثية والثقافية أو الاتحادات الأدبية والجامعات أو 3 من الشخصيات ذات المكانة الأدبية والفكرية والثقافية.

وكشف راشد العريمي الأمين العام للجائزة عن تعديل تعريف فرعين من فروع الجائزة، أولهما جائزة الشيخ زايد لأفضل تقنية في المجال الثقافي، حيث توسّع تعريف هذا الفرع ليشمل المؤلفات المكتوبة أو المسجلة رقمياً، أو براءات الاختراع المعتمدة دولياً، لإحدى التقنيات العلمية الجديدة، التي تسهم في إنتاج المعرفة والثقافة، أو تسجيلها بشكل مبتكر يساعد على شيوعها، أو يشكل بعض خواصها المهمة، بما في ذلك أبحاث تطويع اللغة العربية لاستيعاب أوعية المعلومات الرقمية وتداولها مع اللغات الأخرى عبر الوسائط المتعددة سواء صدرت هذه المؤلفات عن أفراد أو مؤسسات.

أما التعديل الثاني فكان في تعريف جائزة الشيخ زايد لشخصية العام الثقافية، حيث توسّع مفهوم جائزة هذا الفرع لتمنح لشخصية اعتبارية أو طبيعية بارزة على المستوى العربي أو الدولي بما تتميز بإسهامها الواضح في إثراء الثقافة العربية إبداعاً أو فكراً، على أن تتجسد في أعمالها أو نشاطاتها قيم الأصالة والتسامح والتعايش السلمي.
كما أشار أمين عام الجائزة إلى آلية الترشح لجائزة الشيخ زايد للكتاب. فعلى الراغبين في الاشتراك بالجائزة الحصول على استمارة الترشح الخاصة بأحد فروع الجائزة من خلال الموقع الإلكتروني للجائزة، وتعبئة الاستمارة وإرسالها مع 5 نسخ من العمل المرشح للمكتب الإداري مرفقة بالسيرة الذاتية للمترشح وصورة من جواز السفر، وصورة فوتوغرافية.

ويجب أن يكون النتاج الإبداعي للمرشح منشوراً في شكل كتاب ورقي أو إلكتروني أو سمعي، ولم يمضِ على نشره أكثر من سنتين، ومكتوب باللغة العربية – باستثناء جائزة الترجمة، حيث تمنح لمؤلفات مترجمة عن أو إلى اللغة العربية.

يذكر أن جائزة الشيخ زايد للكتاب تأسّست عام 2006، وهي جائزة مستقلة ومحايدة تمنح بشكل سنوي للمبدعين من المفكرين والناشرين والشباب تكريماً لمساهماتهم في مجالات التأليف والترجمة في العلوم الإنسانية، وتحمل اسم مؤسس دولة الإمارات المتحدة الراحل الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان.

وقد تأسست هذه الجائزة بدعم ورعاية هيئة أبو ظبي للثقافة والتراث. وتشرف عليها لجنة عليا ترسم سياستها العامة وهيئة استشارية تتابع آليات عملها. وتبلغ القيمة الإجمالية لهذه الجائزة 7 ملايين درهم إماراتي.